Privacy statement Stichting Present Your Startup
1. Algemeen
Stichting Present Your Startup is een entiteit die zich bezighoudt met het faciliteren, begeleiden en ondersteunen van nieuwe ondernemingen en ondernemers, in het bijzonder startups. Hiertoe worden onder andere evenementen en handelsreizen georganiseerd, startups begeleidt en voor financiering en overige benodigdheden voor de ondernemingen gezorgd. Zij heeft hiervoor Haarlemvalley BV als uitvoerder aangewezen.
Haarlemvalley verwerkt persoonsgegevens. De begrippen ‘verwerken’ en ‘persoonsgegevens’ worden later in dit privacy statement toegelicht. Haarlemvalley verschaft u middels dit privacy statement inzicht en duidelijkheid over de wijze waarop zij persoonsgegevens verwerkt en met welk doel zij dit doet. Ook zal in dit privacy statement worden toegelicht wat de rechten zijn van degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt (ook wel ‘betrokkenen’) genoemd.
2. Toepasselijkheid
Dit privacy statement is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen en gegevensverwerkingen binnen Haarlemvalley.
3. Contactgegevens
Haarlemvalley is statutair gevestigd te Haarlem op het adres Sint Jorisveld 10 (2023 GD) en houdt kantoor te Haarlem aan het adres Hendrik Figeeweg 3F (2031 BJ). Zij is ingeschreven onder het KVK-nummer: 65038223. Haarlemvalley is van maandag tot en met vrijdag van 09.00 – 17.00 uur telefonisch bereikbaar op: 023-2001444. Haarlemvalley is tevens per e-mail te bereiken: info@haarlemvalley.nl.
Haarlemvalley B.V. is de rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens. Haarlemvalley is toegewijd aan het respecteren en beschermen van uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens.
4. Wettelijke kaders
Haarlemvalley heeft de wettelijke verplichting om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Deze verplichting volgt onder andere uit:
· De Algemene Verordening Gegevensbescherming (die vanaf 25 mei 2018 van toepassing is);
· De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
5. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie bevatten over een natuurlijk persoon. Het moet hierbij gaan om gegevens die direct over die persoon gaan, of gegevens die (eventueel in combinatie met andere gegevens) naar een persoon te herleiden zijn. Een voorbeeld hiervan is een (combinatie van) naam, adres, geboortedatum etc.
Aangezien het om een natuurlijk persoon dient te gaan, zijn gegevens over overleden personen (wettelijk gezien geen natuurlijke personen), of gegevens over organisaties (ondernemingen die niet vereenzelvigd kunnen worden met een natuurlijk persoon), dus geen persoonsgegevens.
6. Wat is verwerken?
Het verwerken van persoonsgegevens omvat elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens. Bijvoorbeeld maar niet uitsluitend: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, gebruiken of het verspreiden van persoonsgegevens.
7. Van wie verwerkt Haarlemvalley persoonsgegevens?
Haarlemvalley verwerkt persoonsgegevens van personen met wie zij direct of indirect een connectie heeft, heeft gehad, of wil aangaan. Dit zijn bijvoorbeeld maar niet uitsluitend persoonsgegevens van:
· klanten;
· bezoekers van de website;
· personen die zich inschrijven voor een nieuwsbrief;
· bezoekers van evenementen;
· medewerkers; en
· samenwerkingspartners.
Haarlemvalley bepaalt het “doel en de middelen” voor de verwerking en is derhalve de verwerkingsverantwoordelijke.
8. Welke persoonsgegevens verzamelt Haarlemvalley?
Gegevens die de betrokkene verstrekt
Dit zijn de gegevens die de betrokkene zelf invoert wanneer hij of zij de website(s) bezoekt, de producten of diensten van Haarlemvalley gebruikt of Haarlemvalley op een andere manier van zijn of haar gegevens voorziet. Deze gegevens bevatten bijvoorbeeld maar niet uitsluitend en niet telkens cumulatief een naam, adres, woonplaats, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, leeftijd, geboortedatum, producten die gekocht zijn, de account naam en wachtwoorden die door de betrokkene worden aangemaakt, bankgegevens voor het betalen van producten etc.
Metadata
Dit zijn gegevens die worden verzameld of automatisch worden gegenereerd terwijl een betrokkene de websites, producten of diensten van Haarlemvalley gebruikt. Metadata wordt vaak verzameld of gegenereerd wanneer een computerapparaat wordt gebruikt of wanneer gegevens verzonden worden via een computernetwerk, zoals het internet. Deze gegevens bevatten gegevens die gebruikt worden in de gebruikersinterface en tijdens andere apparaat-activiteiten, evenals IP-adressen, unieke apparaat-id's, MAC-adressen van Wi-Fi- en Bluetooth-apparaten, cookies en gegevens van computeractiviteiten.
9. Welke visie hanteert Haarlemvalley?
Haarlemvalley gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om. Zij houdt zich daarbij aan de volgende beginselen:
· Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie
Uitgangspunt van Haarlemvalley bij het verwerken van persoonsgegevens is dat dit op een zorgvuldige wijze gebeurt.
· Doelbinding
Haarlemvalley streeft er naar om persoonsgegevens enkel voor gerechtvaardigde doeleinden te verwerken.
· Minimale gegevensverwerking
Haarlemvalley streeft er naar om niet meer persoonsgegevens te verwerken dan noodzakelijk. Haarlemvalley streeft er dan ook naar om enkel de persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking.
· Juistheid van gegevens
Haarlemvalley streeft er naar om persoonsgegevens die niet (meer) correct en actueel zijn, te vernietigen of te wijzigen.
· Integriteit en vertrouwelijkheid
Haarlemvalley gaat vertrouwelijk met persoonsgegevens om. Haarlemvalley werkt conform de wettelijke vereisten die worden gesteld en heeft de onderneming zo ingericht dat deze vereisten worden gewaarborgd. Dit geldt tevens voor de samenwerkingspartners van Haarlemvalley. Dit betreffen slechts professionele partners. Haarlemvalley maakt hiernaast gebruik van een SSL-gecertificeerde verbinding voor de website en bewaard de gegevens op een beveiligde server van Microsoft.
10. Met welk doel verwerkt Haarlemvalley persoonsgegevens?
Haarlemvalley verwerkt persoonsgegevens met de navolgende redenen:
· Haarlemvalley verwerkt IP-adressen van websitebezoekers. Een IP-adres kan een persoonsgegeven zijn. Haarlemvalley gebruikt IP-adressen voor de volgende twee doeleinden:
1. Om te analyseren hoe vaak de website www.haarlemvalley.nl wordt bezocht. Hiervoor gebruiken wij het statistiekenprogramma: Google Analytics en Square Space; en
2. Om de website www.haarlemvalley.nl veilig en bereikbaar te houden.
· Haarlemvalley verwerkt gegevens over uw identiteit. Deze gegevens bestaan bijvoorbeeld maar niet uitsluitend en ook niet telkens cumulatief uit uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, de naam van uw organisatie, en bij gelegenheid uw functie. Haarlemvalley gebruikt deze gegevens voor de volgende zes doeleinden:
1. Om uitvoering te geven aan overeenkomsten;
2. Om u op de hoogte te houden van de actualiteiten;
3. Zodat u kunt deelnemen aan evenementen;
4. Om te analyseren of er passende doorverwijzingsmogelijkheden zijn naar een van onze samenwerkingspartners of projecten waarbij Haarlemvalley zelf betrokken is;
5. Om te informeren over passende doorverwijzingsmogelijkheden naar een van onze samenwerkingspartners of projecten waarbij Haarlemvalley zelf betrokken is; en
6. Om u te informeren over interessante proposities.
· Haarlemvalley verwerkt gegevens over uw onderneming. Deze gegevens bestaan bijvoorbeeld maar niet uitsluitend en ook niet telkens cumulatief uit de naam van een contactpersoon van uw onderneming, adres, telefoonnummer, e-mailadres, de naam van uw onderneming, en bij gelegenheid uw functie. Haarlemvalley gebruikt deze gegevens voor de volgende zes doeleinden:
1. Om uitvoering te geven aan overeenkomsten;
2. Om u op de hoogte te houden van de actualiteiten;
3. Zodat u kunt deelnemen aan evenementen;
4. Om te analyseren of er passende doorverwijzingsmogelijkheden zijn naar een van onze samenwerkingspartners of projecten waarbij Haarlemvalley zelf betrokken is;
5. Om te informeren over passende doorverwijzingsmogelijkheden naar een van onze samenwerkingspartners of projecten waarbij Haarlemvalley zelf betrokken is; en
6. Om u te informeren over interessante proposities.
11. Wat is de bewaartermijn?
Haarlemvalley bewaart persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke maatstaven en verwijdert persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven beschreven doeleinden.
12. Wie heeft er toegang tot de persoonsgegevens en welke beveiligingsmaatregelen zijn er getroffen ter bescherming van deze persoonsgegevens?
Niemand heeft in beginsel toegang tot de persoonsgegevens bij Haarlemvalley, tenzij:
- Haarlemvalley hiervoor zelf toestemming geeft;
- Dit op grond van enige wet- en/of regelgeving verplicht is (zie verder onder punt 13).
Verder zijn de gegevens goed beveiligd, deze worden bewaard op een beveiligde server van Microsoft en (over het algemeen) verkregen op de website via een verbinding die met een SSL-certificaat is beveiligd.
13. Worden de persoonsgegevens met derden gedeeld?
In beginsel deelt Haarlemvalley haar gegevens niet met anderen. Dat doet Haarlemvalley alleen als er een goede reden (doorverwijzingsmogelijkheden naar samenwerkingspartners) of verplichting voor is. In het geval waarin iemand een strafbaar feit pleegt, kan Haarlemvalley aangifte doen. Politie, justitie, toezichthouders en de Belastingdienst kunnen ook op grond van de wet gegevens bij Haarlemvalley opvragen. Verder kan de rechter Haarlemvalley verplichten gegevens te verstrekken.
Soms is het nodig om op basis van een overeenkomst of reglement uw gegevens met een andere partij of organisatie te delen. Uiteraard houdt Haarlemvalley zich daarbij aan de strenge regelgeving omtrent het delen van persoonsgegevens.
Hieronder vindt u een lijst van partijen met wie Haarlemvalley persoonsgegevens kan delen:
· Samenwerkingspartners;
· Dienstverleners die voor Haarlemvalley werken;
Bovenstaande kan bestaan uit een organisatie die gevestigd is buiten de Europese Unie. Indien dit het geval is dan zorgt Haarlemvalley dat er passende maatregelen worden getroffen om uw privacy te beschermen en de verwerking van uw persoonsgegevens veilig te laten plaatsvinden. Zo zal Haarlemvalley controleren of er voor het desbetreffende land sprake is van een adequaatheidsbeslissing van de Europese Commissie en/of de betreffende organisatie zich eraan heeft verbonden om zich te houden aan de principes zoals vastgelegd in de genoemde beslissing. Indien het vorenstaande niet het geval is dan zal Haarlemvalley persoonsgegevens slechts delen indien de betreffende organisatie zich eraan verbindt de gegevens te verwerken met inachtneming van dezelfde maatstaven die Haarlemvalley hanteert.
14. Wat zijn de rechten van de betrokkene?
De betrokkene, dus degene van wie de persoonsgegeven worden verwerkt, komen diverse rechten toe:
· Het recht op informatie. De betrokkene heeft het recht om te weten wat er met zijn of haar persoonsgegevens gebeurt en wat daarvan de reden is. De betrokkene kan dan ook aan Haarlemvalley vragen welke persoonsgegevens van hem of haar op welke wijze zijn of worden verwerkt en wat de reden is.
· Het recht op inzage. De betrokkene heeft het recht om de persoonsgegevens die Haarlemvalley van de betrokkene heeft verzameld, in te zien. De betrokkene kan dan ook aan Haarlemvalley vragen of, en zo ja welke, persoonsgegevens van de betrokkene door Haarlemvalley zijn verwerkt.
· Het recht op rectificatie. Haarlemvalley streeft er naar dat de persoonsgegevens die zij verwerkt accuraat zijn en blijven. Toch kan het voorkomen dat bepaalde gegevens niet (meer) correct zijn. De betrokkene heeft dan het recht om de gegevens aan te laten vullen wanneer deze incompleet zijn dan wel Haarlemvalley op te dragen deze gegevens te corrigeren. De betrokkene kan dit doen door de juiste of aanvullende gegevens aan Haarlemvalley te verstrekken.
· Het recht op verwijdering. De betrokkene heeft in bepaalde gevallen het recht om zijn of haar gegevens door Haarlemvalley te laten verwijderen. In de volgende gevallen komt de betrokkene dit recht toe:
- de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verwerkt;
- de betrokkene trekt de toestemming voor het verwerken in (dit is enkel mogelijk indien deze toestemming de enige grondslag is waarop de verwerking berust of kan berusten);
- de betrokkene heeft gegrond bezwaar gemaakt tegen de verwerking;
- de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
- de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de betrokkene rust;
- de persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een rechtstreeks aanbod van internetdiensten aan een kind.
Dit recht op verwijdering is niet absoluut maar wordt door Haarlemvalley afgewogen tegen andere rechten en belangen.
· Het recht om vergeten te worden. Dit recht ligt in het verlengde van het recht op verwijdering van gegevens. De betrokkene kan Haarlemvalley verzoeken om ‘vergeten te worden’.
Dit recht is niet absoluut maar wordt door Haarlemvalley afgewogen tegen andere rechten en belangen.
· Het recht op beperking. Het recht op beperking houdt in dat de betrokkene de mogelijkheid heeft om de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens tijdelijk ‘stil te laten zetten’.
· Het recht op verzet. De betrokkene kan onder omstandigheden bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van zijn of haar gegevens.
· Het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit geeft de betrokkene het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die de betrokkene aan Haarlemvalley heeft verstrekt. De kopie wordt in een gestructureerde gangbare vorm verstrekt.
· Het recht om op ieder moment de gegeven toestemming voor het verwerken van gegevens in te trekken.
Wanneer de betrokkene een beroep wenst te doen op één of meerdere van de hiervoor genoemde rechten, kan de betrokkene dit verzoek per e-mail richten aan: info@haarlemvalley.nl. De betrokkene ontvangt binnen 4 weken na verzending van zijn of haar e-mail een reactie van Haarlemvalley.
· Het recht op een klacht indienen bij de toezichthouder. In het geval waarin de betrokkene van mening is dat zijn of haar persoonsgegevens door Haarlemvalley in strijd met de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt, kan hij of zij een klacht indienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Beleidswijzigingen
Haarlemvalley kan dit privacy statement van tijd tot tijd wijzigen. Haarlemvalley zal u informeren over wijzigingen, maar raadt het u ook aan om dit privacy statement regelmatig te raadplegen. Dit privacy statement werd op 24 mei 2018 voor het laatst aangepast.
16. Vragen en feedback
Stuur uw vragen en opmerkingen over privacy naar info@haarlemvalley.nl. Verder kunt u op elk moment inzicht vragen tot uw persoonsgegevens en verzoeken om rectificatie en/of verwijdering van uw gegevens indien gegevens niet correct of irrelevant zijn voor de genoemde doeleinden. Om dit te doen, kunt u contact opnemen met bovengenoemd e-mailadres.
